Eigentümerversammlung digitalisieren. Geht das?

Unsere Wishlist bei der Digitalisierung von Prozessen in der Hausverwaltung ist lang. Wie so oft, wird die Grenze des machbaren durch gesetzliche Vorgaben bestimmt. Ein Beispiel: Die Digitalisierung von Eigentümerversammlungen.

Simon Österle

Veröffentlicht am 19. März 2020

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Oft werden wir gefragt, ob es möglich sei, die jährlich stattfindende Eigentümerversammlung auf anderem Weg abzuhalten, als durch ein physisches Treffen der Eigentümer. Der Wunsch ist nicht nur aus Gründen der räumlichen Entfernung zwischen vielen Eigentümern, dem Management und der Immobilie naheliegend. Vielmehr stellt die noch nicht überstandene Corona-Krise die Hausverwaltungen und Eigentümergemeinschaften aktuell vor große Herausforderungen. Wir besprechen hier, welche Möglichkeiten der Gesetzgeber bei der Virtualisierung der Eigentümerversammlungen einräumt und ob, bzw. wie einzelne Glieder aus dem Gesamtprozess, von der Vor- bis zur Nachbereitung einer Eigentümerversammlung aus Sicht der Digitalisierungsstrategie heute schon möglich sind und von uns praktiziert werden.

1. Vorbereitung der Eigentümerversammlung

Die Vorbereitung von Eigentümerversammlungen kann durch IT-gestützte Prozesse vereinfacht und transparent gestaltet werden.

• Sammlung der TOP
  Im EST8 Online-Portal stellen wir ein zentrales Online-Formular zur Verfügung, über das die Tagesordnungspunkte (TOP) durch die Eigentümer beantragt werden können. Alternativ steht jedem Eigentümer die Kommunikation per E-Mail oder Post zur Verfügung.

• Rechnungsprüfung
  Die Durchführung der Rechnungsprüfung wird durch digitalisierte Prozesse erheblich erleichtert. Im EST8 Online-Portal wird den Beiräten die Rechnungsprüfung zur Verfügung gestellt. Alternativ bieten wir die Rechnungsprüfung per Videokonferenz oder lokal im EST8 Office an.

• Einladung
  Die Einladung zur Eigentümerversammlung steht im EST8 Online-Portal für jeden Eigentümer zur verfügung. Alle Beteiligten erhalten per E-Mail eine Statusaktualisierung (Benachrichtigung) über die Einladung inklusive der Tagesordnung und Vollmachten. Parallel erfolgt eine Meldung am digitalen schwarzen Brett im EST8 Online-Portal. Die EST8 erhält Lesebestätigungen.

2. Durchführung der Eigentümerversammlung

Die räumliche Verteilung von Eigentümern in WEGs ist im letzten Jahrzehnt erheblich gewachsen. Die Kombination aus räumlicher Distanz und sprachlicher Barrieren ist für Gemeinschaften und für Einzeleigentümer eine Herausforderung und macht unter anderem deswegen die Digitalisierung der Eigentümerversammlungen besonders interessant.

Versammlungsort: Physisch, digital oder gemischt?

Die Wahl des Versammlungsortes stellt eine der ersten und grundlegenden Herausforderungen dar. Als Ort für die Eigentümerversammlung wird üblicherweise eine Lokalität in einem Umkreis von zwei Kilometer der WEG oder der Sitz der Hausverwaltung in Berlin gewählt. Zwar kann der Versammlungsort durch einen Beschluss für die jeweils nächste Versammlung auch verlegt werden, z.B. in eine andere Stadt, es wird aber immer Eigentümer geben, die durch die eine oder die andere Regelung im Nachteil sind. Die Lösung dieses sehr grundsätzlichen Problems kann trotz der derzeitig sehr rigiden Rechtslage mit digitaler Unterstützung gemildert werden. Dabei kommen folgende Optionen in Betracht:

• Eine Onlineversammlung durch eine Videokonferenz ist eine Lösung, die in Zukunft in vielen WEGs zur Normalität werden kann. Der problemlosen technischen Machbarkeit stehen heute noch jedoch noch einige rechtliche Hürden im Weg.

• Rechtssicher ist eine Videoversammlung nur dann, wenn ihre Durchführung vorab von einer WEG allstimmig beschlossen, notariell bestätigt und in der Gemeinschaftsordnung festgehalten wird.

• Erfahrene Eigentümer wissen um die Schwierigkeit, in bereits bestehenden WEGs allstimmige Beschlüsse herbeizuführen. In neu gegründeten WEGs ergeben sich jedoch große Chancen in der Konzeptphase der Gemeinschaftsordnung.

• Auch ohne Beschluss kann eine WEG die Eigentümerversammlungen per Videoschaltungen abhalten. Hier ist zu beachten, dass ohne entsprechende Regelung in der Gemeinschaftsordnung das Risiko besteht, dass in dieser Videoversammlung gefasste Beschlüsse im Nachgang durch einzelne Miteglieder der WEG angefochten werden können. Erst nach einer Frist von vier Wochen werden Beschlüsse in diesem Fall rechtskräftig.

Digitalisierung “light”: TED-Protokollierung

• Auch physisch abgehaltene Eigentümerversammlungen können mit digitalen Mitteln unterstützt werden. Im schlechteren Fall lassen sich Protokolle vor Ort drucken und unterzeichnen. Im besseren Fall können Protokollunterschriften umweltschonend auf Tablets geleistet werden. Die Beschlusssammlung wird automatisch generiert und steht direkt im Anschluss an die Versammlung im EST8 Online Portal zur Verfügung.

• Ein eingeführtes digitales Hilfsmittel ist die Abstimmung per TED. Dieses seit Jahren verfügbare Tele-Voting-Verfahren gestaltet Abstimmungen schnell und rechtssicher und eliminiert Fehler bei den Abstimmungsergebnissen. Wir arbeiten an rechtssicheren Abstimmungstools, bei denen sich die Teilnehmer über eine URL einloggen und abstimmen können. Dies wäre auch eine denkbare Lösung, um räumlich entfernte Teilnehmer abstimmen zu lassen.

3. Nachbereitung und Dokumentation

Eine präzise und effektiv durchgeführte Eigentümerversammlung erleichtert die Nachbereitung, sorgt für ein hohes Maß an Übersichtlichkeit und Transparenz und ist die Grundlage für eine effektive Bewirtschaftung der Immobilie. Im EST8 Online Portal haben alle Eigentümer Zugriff auf alle relevanten Dokumente. Es ist für die Eigentümer nicht mehr notwendig, Dokumente auszudrucken und auf Papier vorzuhalten.